Over de bewaarplicht hebben we al eerder een blog geschreven: De bewaarplicht.
Kort samengevat:
- De wettelijke verplichting is dat je de administratie 7 jaar bewaard.
(Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren) - Bewaar de complete administratie: boekhouding, agenda, software en databestanden.
Een onderdeel van jouw administratie is de boekhouding. Als je Moneybird gebruikt kan je heel eenvoudig een jaarlijkse back-up maken.
Verkoop- en inkoopfacturen:
In de tab 'Facturen', 'Inkomend' en 'Offertes' heb je een knop 'Exporteren'.
Als je hierop klikt krijg je een aantal opties. Kies de optie 'ZIP'.
Moneybird maakt nu een bestand waarin alle facturen of offertes zitten, afhankelijk van de tab waarin je aan het werk bent.
Doe dit dus in de tab 'Facturen' én 'Inkomend' én 'Offertes'.
Sla dit bestand op een veilige plaats op.
De ZIP-file bestaat uit een excel waarin per regel de factuurgegevens staan. Daarbij zit ook een map met het jaartal met alle documenten.
Uren registratie
Je kan van de geregistreerde uren ook een export maken.
Ga naar het tabblad 'Uren', klik op 'Rapportage' en dan de knop 'Exporteren':
Dan heb je de keuze om de uren in Excel of als PDF te bewaren.
Exporteer boekhouding
De laatste stap van het exporteren van je boekhouding, is de export van de grootboekkaarten. Dit is een export naar een Excel-bestand waarin alle boekingen van de administratie staan.
Ga hiervoor naar de optie 'Rapporten', klik op de 3 puntjes rechts bovenin en kies dan de optie 'Exporteer boekhouding'.
In de volgende stap kies je het jaartal waarvan je een export wilt maken:
Klik op 'Download grootboekkaarten' en sla het bestand op een veilige locatie op.
Tip
Back-up maken naar een veilige locatie
Iedereen weet dat het maken van een back-up heel verstandig is om te doen. Het komt echter wel heel vaak voor dat als er een harde schijf of computer crashed geroepen wordt: Had ik nou maar .....
Aangezien wij dit willen voorkomen hebben we recent ons bedrijf doorgelicht om te zien waar we een back-up van willen als er mogelijk een hardware crash optreedt.
Office 365/Google drive
Alle zakelijke documenten hebben we in onze sharepoint staan. Hiervan wordt standaard geen backup gemaakt. Bestanden die binnen office 365 permanent verwijderd worden, kunnen binnen de mogelijkheden van Office 365 niet worden teruggehaald.
Belangrijk: Indien er sprake is van gijzeling van jouw computer of netwerk, zijn de bestanden op sharepoint ook gegijzeld!
Na het vergelijken van de diverse mogelijkheden zijn we uiteindelijk bij afi.ai uitgekomen. De cloudbased applicatie is snel in te stellen en heeft een gebruiksvriendelijke interface.
Informatie
Wil je meer informatie over het exporteren van jouw boekhouding of het instellen van afi.ai, neem dan contact met ons op.
