Bewaarplicht administratie als ondernemer
27 februari 2021 
3 min. leestijd

Bewaarplicht administratie als ondernemer

Dit spreekwoord ken je vast wel. Wat je misschien ook wel kent is dat het bewaren van spullen soms flink wat ruimte in beslag kan nemen. Dit is natuurlijk ook zakelijk zo, als een deel van de boekhouding nog op papier en in ordners zit.

Zoals ik weleens heb verteld kom ik uit een echte ondernemersfamilie. Een aantal jaren geleden is mijn vader gestopt met zijn bedrijven en zit het kantoor van D-Ly Boekhoudacademie in zijn oude pand. Het archief staat hier nog opgeslagen. Na afloop van ieder jaar gaan we weer aan de slag om het papier uit de ordners te halen die niet meer nodig zijn, want we scheiden natuurlijk wel netjes het afval. Het weggooien van een jaar geeft weer ruimte en dat is prettig.

Tijdens het opruimen besefte ik me dat dit systeem handig was, en dat waarschijnlijk lang niet alle ondernemers op de hoogte zijn van de wettelijke bewaarplicht. Althans, in brede zin dan. Waarschijnlijk weet jij wel dát je het moet bewaren, maar niet voor hoe lang en wat een handig systeem zou kunnen zijn. Daarom besloot ik op dat moment om een artikel te schrijven hierover.

De wettelijke verplichting om je administratie te bewaren dus. Wist jij dit? Voor particulieren is de bewaarplicht 5 jaar, maar voor ondernemers is de bewaarplicht 7 jaar.
Lever je elektronische diensten, radio- en televisie omroepdiensten en telecommunicatiediensten? Dan is de bewaarplicht zelfs 10 jaar.
Ook als je onroerende goederen in zakelijk bezit hebt en hierover btw verrekend, is de bewaarplicht 10 jaar. Dit in verband met de btw-herzieningsperiode van 10 jaar.

Oke, je weet niet hoe lang je het moet bewaren, maar wát moet je dan bewaren? Het begrip administratie is erg breed en omvat zowel je boekhouding als je agenda, de correspondentie en e-mails, software en databestanden. Dit alles wordt door de belastingdienst tot de administratie gerekend. Het is dus een breder begrip dan alleen je boekhouding.

Je kunt je boekhouding fysiek of digitaal bewaren. Bij fysiek bewaren is het het makkelijkste om 1 of meerdere ordners per jaar te hebben met alle stukken van dat jaar. Zo heb je relevante stukken op 1 plek en staat niet alles door elkaar. Heb je nog een papieren agenda, dan voeg je die ook daarbij.

Tegenwoordig wordt er ook veel digitaal bewaard. Eigenlijk kan dit op dezelfde manier als fysiek: maak verschillende mapjes met verschillende jaren, zodat je alles gemakkelijk terug kan vinden.

Maak je gebruik van opslag van gegevens in de cloud? Dan moet je ervoor zorgen dat deze gegevens toegankelijk blijven. Een voorbeeld van een cloudoplossing is Office 365. Cloudoplossingen werken vaak op abonnementsbasis. Zet je je abonnement stop, check dan eerst waar je opgeslagen gegevens blijven, zodat je deze niet kwijtraakt.

Vaak staan er op de laptop of computer ook gegevens die tot de administratie behoren. De belastingdienst ziet een gecrashte computer niet als een excuus om niet meer bij relevante bestanden/informatie te kunnen komen. Het is daarom belangrijk om een goed back-up systeem te hebben. Het prettigste werkt een systeem dat automatisch back-ups maakt, zodat je er zelf geen omkijken meer naar hebt.

Zelf werk ik met twee back-up systemen, 1 op kantoor en 1 thuis. Mocht er iets misgaan met 1 van de backups dan kan er altijd worden terug gevallen op de andere.  Daarnaast werk ik ook met Office 365.

Als de jaren verstreken zijn en je de administratie niet meer nodig hebt, dan geeft opruimen ook wel veel rust. De Belastingdienst kan er dan niet meer om vragen, dus kan je met een gerust hart deze administratie naar de prullenbak slepen (zowel digitaal als fysiek!). Door je administratie in jaren te bewaren hoef je niet heel je administratie uit te pluizen om te kijken wat je weg mag doen. Wel is het goed om altijd nog even (steekproefsgewijs) te checken of je het wel juist geordend hebt, zodat je niet per ongeluk het verkeerde weggooit.

Zo ga ik om met ‘wie bewaard die heeft wat’ en het geeft me rust om te weten dat het bewaren van mijn administratie goed geregeld is. Hoe heb jij je administratie geregeld?

Over de schrijver
Zoals als ik me kan herinneren, heb ik iets met cijfers gehad en vond ik het leuk om met geld om te gaan. Al op mijn 8ste huurde ik een plekje op braderie van Ter Aar om mijn zelfgemaakte oorbelletjes en andere sieraden te maken. Aan het einde van de dag kwam het leukste moment: geld tellen. Ik schreef keurig op wat ik verdiend had. Welke kosten daarvoor gemaakt waren en wat ik daaraan over gehouden had. In feite was ik een resultatenrekening aan het maken. In eerste instantie dacht ik dat iedereen op bezig was met de financiën, maar dat bleek in de praktijk niet te zijn. Ik ben in verschillende branches actief geweest, van de maakindustrie tot aan psychologisch advies en zelfs Keurmeester magazijnstellingen staat op mijn c.v. De rode draad in mijn carrière zijn altijd de cijfers en het contact met mensen geweest. Mijn laatste baan in loondienst was bij een groot accountantskantoor. Er kwam een nieuw beleid waardoor er nauwelijks tijd was om met de klanten in gesprek te gaan. De cijfers met de ondernemers verbinden door deze met hen door te nemen, zie ik juist als toegevoegde waarde en belangrijk. Wanneer je niet meer achter wat je moet doen kunt staan, is het tijd om te gaan. En dat is wat ik heb gedaan. In 2013 ben ik gestart met D-Ly met een paar klanten. Door te netwerken en zoveel mogelijk kennis te delen, werd de klantenkring steeds groter. In die tijd dacht ik ondernemers het beste te kunnen helpen door de boekhouding voor hen te doen. In die gedachte kwam verandering toen ik in aanraking met Moneybird kwam. Een boekhoudprogramma dat zich niet richt op de boekhouder/accountant maar op de ondernemer. Moneybird maakt het heel gemakkelijk om zelf de administratie bij te houden. Door zelf direct toegang te hebben tot de boekhouding is de ondernemer minder afhankelijk van een boekhouder. Verder helpt het zelf boekhouden bij het krijgen van inzicht in de cijfers. Iets waar steeds meer ondernemers behoefte aan hebben. Toevallig kwam de accountant die het adviseursprogramma voor Moneybird aan het opzetten was op mijn pad. Ik mocht meedoen aan de pilot en zo ben 1 van de eerste Moneybird Adviseurs geworden. Vanaf dat moment ben ik me volledig gaan richten op de samenwerking met de klanten in Moneybird Inmiddels zijn we weer een aantal jaren verder. D-Ly is de D-Ly Boekhoudacademie geworden. Naast de samenwerking met onze klanten in Moneybird, verzorgen we ook trainingen, waarbij 3 stappen te onderscheiden zijn. Het begint bij een up-to-date belasting-proof boekhouding, vervolgens de cijfers leren te begrijpen en de laatste stap is de cijfers in te kunnen zetten om jouw doelen te behalen. Een andere ontwikkeling is dat ik niet meer alleen werk. Ik ben erg blij en trots op de mensen met wie ik samen mag werken. Sinds begin 2022 hebben we het NOAB keurmerk verkregen. Hierdoor wordt ons netwerk en toegang tot nog meer kennis en kunde groter. Natuurlijk is niet alles in de afgelopen jaren van een leien dakje gegaan. Maar ook dat is ondernemerschap: voor problemen of tegenvallers oplossingen verzinnen. Ik voel me heel gelukkig in het ondernemerschap, wat het me gebracht heeft en hoe ik daarin voor anderen van betekenis mag zijn.
Reactie plaatsen