Aftrekposten en zakelijke kosten: hoe werkt dat eigenlijk?
Iedereen met een eigen onderneming heeft te maken met zakelijk kosten. Maar wat zijn nou eigenlijk precies zakelijke kosten, wat kan je ermee en hoe verwerk je dit? Dat vertel ik je in dit artikel. Deze is met name geschreven voor zzp’ers (eenmanszaken).
Uitleg zakelijke kosten
Dit zijn de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van je onderneming en de kosten die rechtstreeks op je onderneming betrekking hebben. Niet alle zakelijke kosten zijn volledig aftrekbaar, sommige kosten zijn gedeeltelijk of zelfs niet aftrekbaar.
Belang van aftrekposten
Nu je weet wat zakelijk kosten zijn, is het handig om te kijken naar aftrekposten. Waarom is het belangrijk om kosten zoveel mogelijk in je onderneming af te trekken? Hiervoor gaan we even terug naar het begin.
Inkomstenbelasting
Na afloop van een jaar wordt berekend hoeveel je verdiend hebt en daar betaal je inkomstenbelasting over. Als ondernemer wordt er dan gekeken naar het resultaat van je onderneming. Het resultaat vind je in je boekhoudsoftware onder Resultatenrekening, ook wel Winst- en verliesrekening.
Omzet
Kosten -/-
Resultaat (winst/verlies)
Zakelijke kosten trek je af van je omzet, daarmee wordt je winst verlaagd en betaal je minder belasting.
N.B. Dit is geen aanmoediging om alle kosten zomaar zakelijk te bestempelen, maar het is wel zonde om kosten die zakelijk zijn, niet te verwerken in je boekhouding.
Kosten aftrekken kan niet altijd zomaar
De Belastingdienst maakt een onderscheid in de aftrekbaarheid van de kosten, hierdoor kan je niet altijd alle kosten van je omzet aftrekken.
Volledig aftrekbare kosten
Dit zijn kosten die zonder twijfel met een zakelijk motief gemaakt zijn en niet onder een uitzonderingsregel vallen.
Gespreid aftrekbare kosten
Wanneer je een grotere uitgave doet voor de onderneming, zijn dit over het algemeen uitgaven aan bedrijfsmiddelen die langer dan één jaar meegaan. Dit worden ook wel investeringen genoemd. Dit gaat om bedragen van meer dan € 450 exclusief btw voor de aanschaf. Denk hierbij aan een computer, smartphone, laptop etc. Omdat deze zaken langer dan één jaar meegaan, hebben deze ook langer een waarde voor de onderneming en mogen de aanschafkosten niet in 1 jaar als kosten worden genomen*. De aanschafkosten worden uitgesmeerd over 5 jaar. Dat wil zeggen dat ieder volledig kalenderjaar dat je het bedrijfsmiddel gebruikt, neem je 1/5 deel van de aanschafprijs in de kosten mee. Je ziet dit terug in de resultatenrekening onder de afschrijvingen.
*Een uitzondering wordt er gemaakt voor startende ondernemers. Een starter die aan alle vereisten voldoet, mag willekeurig afschrijven. Bij willekeurig afschrijven mag de ondernemer zelf het aantal jaren kiezen om een bedrijfsmiddel in de kosten te verwerken (af te schrijven).
Gedeeltelijk aftrekbare kosten
Dit zijn uitgaven die je niet volledig mag aftrekken. In de regel zijn dit gemaakte kosten waarbij je een privé voordeel hebt, bijvoorbeeld de zakelijke auto die ook privé gebruikt wordt, eten en drinken met relaties en relatiegeschenken.
Je verwerkt deze kosten gewoon 100% in je boekhouding. Aan het einde van het jaar vindt er een correctie plaats in de aangifte inkomstenbelasting.
Op dit moment is de correctie op eten en drinken/relatiegeschenken 20%. Dat betekent dat wanneer je voor € 100 met een relatie gegeten hebt, er uiteindelijk €80 als aftrekbare kosten meegenomen mogen worden.
Niet aftrekbare kosten
Uitgaven die niet dienende aan de onderneming zijn geweest. Daarmee wordt bedoeld dat deze kosten niet noodzakelijk zijn voor het voeren van je bedrijf.
Grijs gebied
Er zijn kosten die zich in grijs gebied bevinden. Een voorbeeld: je gaat naar het buitenland voor een zakelijke training en combineert dit met een familiebezoek. Heb je twijfels of je kosten zakelijk in je boekhouding kunt verwerken, dan kan het handig zijn om samen te werken met een boekhouder en met deze te overleggen.
Motief
De Belastingdienst mag niets zeggen over hoe je je bedrijf voert. Ze mag wel kritisch zijn over het motief waarmee een aanschaf is gedaan en als kosten is opgevoerd. Had de ondernemer een zakelijk of privé motief?
De omstandigheden zijn dan vaak doorslaggevend. Om dit te illustreren nemen we je mee in deze case: Een ondernemer vraagt of hij een personenweegschaal mag opvoeren als zakelijke kosten? In eerste instantie zal je waarschijnlijk denken “nee, natuurlijk niet”. Gaan we kijken naar de omstandigheden. De ondernemer is een hovenier. In de tuinen die hij aanlegt, plant hij regelmatig bloembollen. Deze bloembollen moeten geteld worden. Met de personenweegschaal kan hij de bollen afwegen en op die manier sneller berekenen hoeveel bloembollen er geplant worden. In dit geval is de aanschaf van personenweegschaal als zakelijke kosten aftrekbaar. Je ziet dat de omstandigheden van invloed zijn op de aftrekbaarheid van de kosten.
Redelijke verhouding
De Belastingdienst kan ook kijken naar de verhouding tussen de kosten en de opbrengsten. Zijn de kosten erg hoog ten opzichte van de zakelijke belangen dan kan de Belastingdienst ingrijpen en toetsen of de verhouding nog wel redelijk is.
Veelvoorkomende bedrijfskosten
In het onderstaande overzicht vind je de bedrijfskosten die de meeste ondernemers maken, die ook aftrekbaar zijn.
Als bedrijfskosten aftrekbaar:
– Afschrijvingskosten van grotere aanschaffingen (computer, laptop etc.> € 450 excl. btw)
– Drukwerk
– Gesprekskosten van zakelijke gesprekken waarvoor de privé telefoon gebruikt is
– Huur van een kantoor*
– Inrichting van een kantoor*
– Internet*
– Kantoorbenodigdheden
– Kilometerkosten
– Mobiele zakelijke telefoon (bij meer dan 90% zakelijk gebruik)
– Openbaar vervoerskosten voor zakelijke reizen
– Opleidingskosten (gerelateerd aan de onderneming)
– Portokosten
– Reclamekosten (advertenties, Google Adwords etc.)
– Schoonmaakkosten*
– Vakliteratuur
– Vaste telefoon*
– Website (hosting, website ontwerp etc.)
– Zakelijke software
*Wanneer je een deel van de eigen woning gebruikt als bedrijfsruimte, mag je deze kosten alleen opvoeren wanneer de bedrijfsruimte de beschikking heeft over een aparte ingang, eigen sanitair e.d. beschikt. Daarnaast moet je 70% van de omzet in de bedrijfsruimte verdienen.
Gedeeltelijke aftrekbare kosten:
– Lunch/diner/borrelkosten met zakenrelaties (representatiekosten)
– Relatiegeschenken
– Congres bezoeken/Studiereizen
Niet aftrekbare kosten:
– Boetes
– Kleding en persoonlijke verzorging (kleine uitzonderingen mogelijk)
– Het halen van een rijbewijs
– Kosten die je hebt gemaakt met een privé motief.
N.B. Het gaat hier om de bedrijfskosten i.v.m. de aangifte Inkomstenbelasting, niet over de btw over de btw-aangifte. Bij sommige kostensoorten mag de btw niet of slechts gedeeltelijk opgegeven worden bij de btw-aangifte.
Bijhouden van je zakelijke kosten
Wil je snel en makkelijk je kosten verwerken in je boekhouding? Dan adviseren wij het boekhoudprogramma Moneybird. Er zijn verschillende voordelen te noemen van het werken met een boekhoudpakket, o.a.:
- Herhalende boekingen worden herkend.
- Je hebt altijd direct inzage in je kosten.
- Een koppeling met de Kvk om de gegevens van bedrijven op te halen.
- De btw gegevens worden direct verwerkt in de btw aangifte die rechtstreeks naar de belastingaangifte verzonden kan worden.
Hoe zit het met jouw kosten?
Ben jij benieuwd of de gemaakt kosten in jouw situatie aftrekbaar zijn? Of heb je advies nodig voor de verwerking hiervan in Moneybird? Dan kan je altijd contact met ons opnemen, we helpen je graag.
