Deze zakelijke kosten zijn aftrekbaar
30 mei 2021 
7 min. leestijd

Deze zakelijke kosten zijn aftrekbaar

Aftrekposten en zakelijke kosten: hoe werkt dat eigenlijk?

Iedereen met een eigen onderneming heeft te maken met zakelijk kosten. Maar wat zijn nou eigenlijk precies zakelijke kosten, wat kan je ermee en hoe verwerk je dit? Dat vertel ik je in dit artikel. Deze is met name geschreven voor zzp’ers (eenmanszaken).  

Uitleg zakelijke kosten

Dit zijn de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van je onderneming en de kosten die rechtstreeks op je onderneming betrekking hebben. Niet alle zakelijke kosten zijn volledig aftrekbaar, sommige kosten zijn gedeeltelijk of zelfs niet aftrekbaar.

Belang van aftrekposten 

Nu je weet wat zakelijk kosten zijn, is het handig om te kijken naar aftrekposten. Waarom is het belangrijk om kosten zoveel mogelijk in je onderneming af te trekken? Hiervoor gaan we even terug naar het begin.

Inkomstenbelasting

Na afloop van een jaar wordt berekend hoeveel je verdiend hebt en daar betaal je inkomstenbelasting over. Als ondernemer wordt er dan gekeken naar het resultaat van je onderneming. Het resultaat vind je in je boekhoudsoftware onder Resultatenrekening, ook wel Winst- en verliesrekening.

Omzet
Kosten -/-
Resultaat (winst/verlies)

Zakelijke kosten trek je af van je omzet, daarmee wordt je winst verlaagd en betaal je minder belasting

N.B. Dit is geen aanmoediging om alle kosten zomaar zakelijk te bestempelen, maar het is wel zonde om kosten die zakelijk zijn, niet te verwerken in je boekhouding.

Kosten aftrekken kan niet altijd zomaar

De Belastingdienst maakt een onderscheid in de aftrekbaarheid van de kosten, hierdoor kan je niet altijd alle kosten van je omzet aftrekken. 
welke kosten zakelijk aftrekbaar

Volledig aftrekbare kosten

Dit zijn kosten die zonder twijfel met een zakelijk motief gemaakt zijn en niet onder een uitzonderingsregel vallen. 

Gespreid aftrekbare kosten

Wanneer je een grotere uitgave doet voor de onderneming, zijn dit over het algemeen uitgaven aan bedrijfsmiddelen die langer dan één jaar meegaan. Dit worden ook wel investeringen genoemd. Dit gaat om bedragen van meer dan € 450 exclusief btw voor de aanschaf. Denk hierbij aan een computer, smartphone, laptop etc. Omdat deze zaken langer dan één jaar meegaan, hebben deze ook langer een waarde voor de onderneming en mogen de aanschafkosten niet in 1 jaar als kosten worden genomen*. De aanschafkosten worden uitgesmeerd over 5 jaar. Dat wil zeggen dat ieder volledig kalenderjaar dat je het bedrijfsmiddel gebruikt, neem je 1/5 deel van de aanschafprijs in de kosten mee. Je ziet dit terug in de resultatenrekening onder de afschrijvingen. 

*Een uitzondering wordt er gemaakt voor startende ondernemers. Een starter die aan alle vereisten voldoet, mag willekeurig afschrijven. Bij willekeurig afschrijven mag de ondernemer zelf het aantal jaren kiezen om een bedrijfsmiddel in de kosten te verwerken (af te schrijven). 

Gedeeltelijk aftrekbare kosten

Dit zijn uitgaven die je niet volledig mag aftrekken. In de regel zijn dit gemaakte kosten waarbij je een privé voordeel hebt, bijvoorbeeld de zakelijke auto die ook privé gebruikt wordt, eten en drinken met relaties en relatiegeschenken.

Je verwerkt deze kosten gewoon 100% in je boekhouding. Aan het einde van het jaar vindt er een correctie plaats in de aangifte inkomstenbelasting. 

Op dit moment is de correctie op eten en drinken/relatiegeschenken 20%. Dat betekent dat wanneer je voor € 100 met een relatie gegeten hebt, er uiteindelijk €80 als aftrekbare kosten meegenomen mogen worden.

Niet aftrekbare kosten

Uitgaven die niet dienende aan de onderneming zijn geweest. Daarmee wordt bedoeld dat deze kosten niet noodzakelijk zijn voor het voeren van je bedrijf. 

Grijs gebied

Er zijn kosten die zich in grijs gebied bevinden. Een voorbeeld: je gaat naar het buitenland voor een zakelijke training en combineert dit met een familiebezoek. Heb je twijfels of je kosten zakelijk in je boekhouding kunt verwerken, dan kan het handig zijn om samen te werken met een boekhouder en met deze te overleggen. 

Motief

De Belastingdienst mag niets zeggen over hoe je je bedrijf voert. Ze mag wel kritisch zijn over het motief waarmee een aanschaf is gedaan en als kosten is opgevoerd. Had de ondernemer een zakelijk of privé motief

De omstandigheden zijn dan vaak doorslaggevend. Om dit te illustreren nemen we je mee in deze case: Een ondernemer vraagt of hij een personenweegschaal mag opvoeren als zakelijke kosten? In eerste instantie zal je waarschijnlijk denken “nee, natuurlijk niet”. Gaan we kijken naar de omstandigheden. De ondernemer is een hovenier. In de tuinen die hij aanlegt, plant hij regelmatig bloembollen. Deze bloembollen moeten geteld worden. Met de personenweegschaal kan hij de bollen afwegen en op die manier sneller berekenen hoeveel bloembollen er geplant worden. In dit geval is de aanschaf van personenweegschaal als zakelijke kosten aftrekbaar. Je ziet dat de omstandigheden van invloed zijn op de aftrekbaarheid van de kosten. 

Redelijke verhouding

De Belastingdienst kan ook kijken naar de verhouding tussen de kosten en de opbrengsten. Zijn de kosten erg hoog ten opzichte van de zakelijke belangen dan kan de Belastingdienst ingrijpen en toetsen of de verhouding nog wel redelijk is.

Veelvoorkomende bedrijfskosten

In het onderstaande overzicht vind je de bedrijfskosten die de meeste ondernemers maken, die ook aftrekbaar zijn. 

Als bedrijfskosten aftrekbaar:
– Afschrijvingskosten van grotere aanschaffingen (computer, laptop etc.> € 450 excl. btw)
– Drukwerk
– Gesprekskosten van zakelijke gesprekken waarvoor de privé telefoon gebruikt is
– Huur van een kantoor*
– Inrichting van een kantoor*
– Internet*
– Kantoorbenodigdheden
– Kilometerkosten
– Mobiele zakelijke telefoon (bij meer dan 90% zakelijk gebruik)
– Openbaar vervoerskosten voor zakelijke reizen
– Opleidingskosten (gerelateerd aan de onderneming)
– Portokosten
– Reclamekosten (advertenties, Google Adwords etc.)
– Schoonmaakkosten*
– Vakliteratuur
– Vaste telefoon*
– Website (hosting, website ontwerp etc.)
– Zakelijke software

*Wanneer je een deel van de eigen woning gebruikt als bedrijfsruimte, mag je deze kosten alleen opvoeren wanneer de bedrijfsruimte de beschikking heeft over een aparte ingang, eigen sanitair e.d. beschikt. Daarnaast moet je 70% van de omzet in de bedrijfsruimte verdienen.

Gedeeltelijke aftrekbare kosten:
– Lunch/diner/borrelkosten met zakenrelaties (representatiekosten)
– Relatiegeschenken
– Congres bezoeken/Studiereizen 

Niet aftrekbare kosten:
– Boetes
– Kleding en persoonlijke verzorging (kleine uitzonderingen mogelijk)
– Het halen van een rijbewijs
– Kosten die je hebt gemaakt met een privé motief. 

N.B. Het gaat hier om de bedrijfskosten i.v.m. de aangifte Inkomstenbelasting, niet over de btw over de btw-aangifte. Bij sommige kostensoorten mag de btw niet of slechts gedeeltelijk opgegeven worden bij de btw-aangifte. 

 Bijhouden van je zakelijke kosten

Wil je snel en makkelijk je kosten verwerken in je boekhouding? Dan adviseren wij het boekhoudprogramma Moneybird. Er zijn verschillende voordelen te noemen van het werken met een boekhoudpakket, o.a.:

  • Herhalende boekingen worden herkend.
  • Je hebt altijd direct inzage in je kosten.
  • Een koppeling met de Kvk om de gegevens van bedrijven op te halen.
  • De btw gegevens worden direct verwerkt in de btw aangifte die rechtstreeks naar de belastingaangifte verzonden kan worden. 

Hoe zit het met jouw kosten?

Ben jij benieuwd of de gemaakt kosten in jouw situatie aftrekbaar zijn? Of heb je advies nodig voor de verwerking hiervan in Moneybird? Dan kan je altijd contact met ons opnemen, we helpen je graag.

Over de schrijver
Zoals als ik me kan herinneren, heb ik iets met cijfers gehad en vond ik het leuk om met geld om te gaan. Al op mijn 8ste huurde ik een plekje op braderie van Ter Aar om mijn zelfgemaakte oorbelletjes en andere sieraden te maken. Aan het einde van de dag kwam het leukste moment: geld tellen. Ik schreef keurig op wat ik verdiend had. Welke kosten daarvoor gemaakt waren en wat ik daaraan over gehouden had. In feite was ik een resultatenrekening aan het maken. In eerste instantie dacht ik dat iedereen op bezig was met de financiën, maar dat bleek in de praktijk niet te zijn. Ik ben in verschillende branches actief geweest, van de maakindustrie tot aan psychologisch advies en zelfs Keurmeester magazijnstellingen staat op mijn c.v. De rode draad in mijn carrière zijn altijd de cijfers en het contact met mensen geweest. Mijn laatste baan in loondienst was bij een groot accountantskantoor. Er kwam een nieuw beleid waardoor er nauwelijks tijd was om met de klanten in gesprek te gaan. De cijfers met de ondernemers verbinden door deze met hen door te nemen, zie ik juist als toegevoegde waarde en belangrijk. Wanneer je niet meer achter wat je moet doen kunt staan, is het tijd om te gaan. En dat is wat ik heb gedaan. In 2013 ben ik gestart met D-Ly met een paar klanten. Door te netwerken en zoveel mogelijk kennis te delen, werd de klantenkring steeds groter. In die tijd dacht ik ondernemers het beste te kunnen helpen door de boekhouding voor hen te doen. In die gedachte kwam verandering toen ik in aanraking met Moneybird kwam. Een boekhoudprogramma dat zich niet richt op de boekhouder/accountant maar op de ondernemer. Moneybird maakt het heel gemakkelijk om zelf de administratie bij te houden. Door zelf direct toegang te hebben tot de boekhouding is de ondernemer minder afhankelijk van een boekhouder. Verder helpt het zelf boekhouden bij het krijgen van inzicht in de cijfers. Iets waar steeds meer ondernemers behoefte aan hebben. Toevallig kwam de accountant die het adviseursprogramma voor Moneybird aan het opzetten was op mijn pad. Ik mocht meedoen aan de pilot en zo ben 1 van de eerste Moneybird Adviseurs geworden. Vanaf dat moment ben ik me volledig gaan richten op de samenwerking met de klanten in Moneybird Inmiddels zijn we weer een aantal jaren verder. D-Ly is de D-Ly Boekhoudacademie geworden. Naast de samenwerking met onze klanten in Moneybird, verzorgen we ook trainingen, waarbij 3 stappen te onderscheiden zijn. Het begint bij een up-to-date belasting-proof boekhouding, vervolgens de cijfers leren te begrijpen en de laatste stap is de cijfers in te kunnen zetten om jouw doelen te behalen. Een andere ontwikkeling is dat ik niet meer alleen werk. Ik ben erg blij en trots op de mensen met wie ik samen mag werken. Sinds begin 2022 hebben we het NOAB keurmerk verkregen. Hierdoor wordt ons netwerk en toegang tot nog meer kennis en kunde groter. Natuurlijk is niet alles in de afgelopen jaren van een leien dakje gegaan. Maar ook dat is ondernemerschap: voor problemen of tegenvallers oplossingen verzinnen.Ik voel me heel gelukkig in het ondernemerschap, wat het me gebracht heeft en hoe ik daarin voor anderen van betekenis mag zijn.
Reactie plaatsen