Dit zijn de factuurvereisten voor de Belastingdienst

Behalve facturen sturen, zul je waarschijnlijk ook goederen of diensten aankopen voor je onderneming en dus facturen ontvangen. Je kunt alleen niet zomaar kosten in je administratie opnemen, hier zitten bepaalde eisen aan vast. Het moet voor de belastingdienst namelijk duidelijk zijn dat het gaat om kosten die je gemaakt hebt voor je onderneming. Dat kan door te laten zien dat er een (contractuele band) bestaat tussen de leverancier en de ondernemer. Je kunt dit onder meer aantonen met een factuur of bon.

Wat moet er op een factuur staan?

Om dat voor de Belastingdienst aannemelijk te maken, moeten de volgende gegevens op een factuur vermeld staan (de factuurvereisten):

de volledige bedrijfsnaam (juridische of handelsnaam) van zowel jou als je leverancier
het vestigingsadres van de leverancier (postbusnummer is niet voldoende)
jouw adres
het btw-identificatienummer van de leverancier
bij buitenlandse inkomende facturen ook jouw btw-identificatienummer
het KVK-nummer van de leverancier
de datum waarop de factuur is uitgereikt
een factuurnummer
als het om goederen gaat: wat voor goederen en de hoeveelheid (stuks, kilo’s etc.)
als om diensten gaat: wat voor diensten zijn er geleverd en de omvang ervan
(uur, dagdeel, cursus)
de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
het factuurbedrag, exclusief btw
het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of dienst
het btw bedrag

Dit gaat helaas niet altijd goed..

En dat is ook waarom ik deze informatie graag met je deel! De veelvoorkomende documenten die we tegenkomen in de administraties en niet voldoen aan de vereisten zijn voornamelijk:

Pinbonnetjes waarop alleen een bedrag vermeld staat, maar geen btw of wat voor kosten zijn
Orderbevestigingen
Betaalbevestigingen
Betaaloverzicht

Tip: betaaloverzichten komen vooral vaak voor bij Bol.com bestellingen. Veel ondernemers weten niet dat zij via bol.com bij de verkoper alsnog de btw-factuur kunnen opvragen, zodat dit juist in je administratie staat. Ik schreef er eerder een artikel over .

Uitzondering op de factuurvereisten

Er is een uitzondering als je aankopen doet van minder dan €100,- (inclusief btw). Hiervoor gelden namelijk verlaagde factuurvereisten. Dit houdt in dat op de bon alleen de factuurdatum, naam- en adresgegevens leverancier, wat er geleverd is en het btw-bedrag hoeft te staan. Je hoeft in dat geval alleen aannemelijk te maken dat je de afnemer bent.

Is jouw administratie in orde?

Ben jij benieuwd of de facturen in jouw administratie aan de vereisten voldoen? Of heb je n.a.v. dit artikel nog vragen? Neem dan contact met ons op!

Daphne Lie

Zoals als ik me kan herinneren, heb ik iets met cijfers gehad en vond ik het leuk om met geld om te gaan. Al op mijn 8ste huurde ik een plekje op braderie van Ter Aar om mijn zelfgemaakte oorbelletjes en andere sieraden te maken. Aan het einde van de dag kwam het leukste moment: geld tellen. Ik schreef keurig op wat ik verdiend had. Welke kosten daarvoor gemaakt waren en wat ik daaraan over gehouden had. In feite was ik een resultatenrekening aan het maken. In eerste instantie dacht ik dat iedereen op bezig was met de financiën, maar dat bleek in de praktijk niet te zijn. Ik ben in verschillende branches actief geweest, van de maakindustrie tot aan psychologisch advies en zelfs Keurmeester magazijnstellingen staat op mijn c.v. De rode draad in mijn carrière zijn altijd de cijfers en het contact met mensen geweest. Mijn laatste baan in loondienst was bij een groot accountantskantoor. Er kwam een nieuw beleid waardoor er nauwelijks tijd was om met de klanten in gesprek te gaan. De cijfers met de ondernemers verbinden door deze met hen door te nemen, zie ik juist als toegevoegde waarde en belangrijk. Wanneer je niet meer achter wat je moet doen kunt staan, is het tijd om te gaan. En dat is wat ik heb gedaan. In 2013 ben ik gestart met D-Ly met een paar klanten. Door te netwerken en zoveel mogelijk kennis te delen, werd de klantenkring steeds groter. In die tijd dacht ik ondernemers het beste te kunnen helpen door de boekhouding voor hen te doen. In die gedachte kwam verandering toen ik in aanraking met Moneybird kwam. Een boekhoudprogramma dat zich niet richt op de boekhouder/accountant maar op de ondernemer. Moneybird maakt het heel gemakkelijk om zelf de administratie bij te houden. Door zelf direct toegang te hebben tot de boekhouding is de ondernemer minder afhankelijk van een boekhouder. Verder helpt het zelf boekhouden bij het krijgen van inzicht in de cijfers. Iets waar steeds meer ondernemers behoefte aan hebben. Toevallig kwam de accountant die het adviseursprogramma voor Moneybird aan het opzetten was op mijn pad. Ik mocht meedoen aan de pilot en zo ben 1 van de eerste Moneybird Adviseurs geworden. Vanaf dat moment ben ik me volledig gaan richten op de samenwerking met de klanten in Moneybird Inmiddels zijn we weer een aantal jaren verder. D-Ly is de D-Ly Boekhoudacademie geworden. Naast de samenwerking met onze klanten in Moneybird, verzorgen we ook trainingen, waarbij 3 stappen te onderscheiden zijn. Het begint bij een up-to-date belasting-proof boekhouding, vervolgens de cijfers leren te begrijpen en de laatste stap is de cijfers in te kunnen zetten om jouw doelen te behalen. Een andere ontwikkeling is dat ik niet meer alleen werk. Ik ben erg blij en trots op de mensen met wie ik samen mag werken. Sinds begin 2022 hebben we het NOAB keurmerk verkregen. Hierdoor wordt ons netwerk en toegang tot nog meer kennis en kunde groter. Natuurlijk is niet alles in de afgelopen jaren van een leien dakje gegaan. Maar ook dat is ondernemerschap: voor problemen of tegenvallers oplossingen verzinnen. Ik voel me heel gelukkig in het ondernemerschap, wat het me gebracht heeft en hoe ik daarin voor anderen van betekenis mag zijn.