Zo werkt btw en dit zijn de valkuilen
05 december 2022 
4 min. leestijd

Zo werkt btw en dit zijn de valkuilen

Het einde van het kwartaal nadert en dat betekent dat het weer bijna tijd is voor de btw-aangifte. In de praktijk blijkt dat er nog wel eens wat misgaat bij het terugvragen van btw. Hierdoor wordt er btw teruggevraagd die niet teruggevraagd had mogen worden. Je wilt het natuurlijk goed doen en voorkomen dat je achteraf btw moet terugbetalen en eventueel zelfs een boete krijgt. Als ondernemer word je geacht de wet te kennen en het excuus “maar dat wist ik niet” wordt niet door de Belastingdienst geaccepteerd. In al die jaren dat D-Ly Boekhoudacademie bestaat, zijn wij al vele valkuilen tegenkomen. Om jou ervoor te helpen niet in zo’n valkuil te stappen schreven we dit artikel.

Even terug naar de basis: wat is btw? Btw is de afkorting van Belasting Toegevoegde Waarde. Heb je er wel eens over nagedacht dat je als ondernemer waarde creëert? Dit klinkt mooi, niet waar? Je verleent een dienst of verkoopt een product tegen een bepaald bedrag. Over de gecreëerde, oftewel toegevoegde, waarde wordt de btw geheven. De klant betaalt de door jou vastgestelde waarde plus de btw.

Om je dienst te kunnen verlenen, dan wel je product te kunnen verkopen, maak je kosten. Wanneer je btw-plichtig bent, mag je de btw die je over je kosten betaald hebt, verrekenen met de af te dragen btw. Dit zie je terug in je btw-aangifte onder de noemer “voorbelasting”.


Voorwaarden om de btw als voorbelasting te mogen terugvragen:

  • De factuur voldoet aan de wettelijke factuurvereisten
  • De kosten moeten gemaakt zijn in het kader van btw-belaste activiteiten
  • De goederen of diensten waarvoor de ondernemer een btw-factuur ontvangen heeft, zijn ook daadwerkelijk aan de ondernemer geleverd
  • Het moet gaan om in rekening gebrachte Nederlandse btw


Dit klinkt heel simpel en duidelijk, maar toch zijn er een aantal valkuilen.


Valkuil 1 – Er wordt niet voldaan aan de factuurvereisten

Je mag niet zomaar btw aftrekken van de kosten die je vindt dat je voor je onderneming hebt gemaakt. In je boekhouding laat je zien (bewijs je) dat er kosten gemaakt zijn en btw betaald is door het inboeken van een factuur of bon op naam van je onderneming. Voor aankopen van meer dan € 100 inclusief btw moet de factuur voldoen aan bepaalde eisen. Ik schreef er een artikel over.

Omdat deze documenten niet voldoen aan de factuurvereisten en dus geen factuur zijn, mag de btw niet afgetrokken worden. Het loont dus om goed op te letten wat je ontvangt van leveranciers en wat je verwerkt in je boekhouding.


Valkuil 2 - Niet aftrekbare btw

De eerste valkuil heb je vermeden en je hebt een factuur die voldoet aan de factuurvereisten, maar dan nog is het mogelijk dat de btw niet (volledig) aftrekbaar is. Denk hierbij aan:

  • Eten en drinken bij een horecagelegenheid of door een cateraar verzorgd op een speciaal daarvoor ingerichte ruimte.
  • Relatiegeschenken wanneer deze geschonken worden aan particulieren of niet btw- ondernemers met een waarde van € 227,- of meer excl. btw. Relatiegeschenken aan btw-ondernemers zijn wel (deels) aftrekbaar, lees het in dit artikel.
  • Niet-betaalde facturen: wanneer je een ontvangen factuur niet betaalt (en niet zal betalen) heb je de btw ook niet voldaan.


Valkuil 3 - Assurantiebelasting bij verzekeringen

Vaak wordt de assurantiebelasting aangezien voor btw, omdat deze ook 21% is en vaak apart vermeld staan op een factuur. Maar assurantiebelasting is geen btw en daarom niet als btw aftrekbaar.


Valkuil 4 - Telefoonabonnement

Vrijwel iedereen heeft een mobiel telefoonabonnement. De één koopt het toestel los, de ander lost het iedere maand samen met de telefoonrekening af. Wanneer een telefoon niet in 1 keer betaald wordt, maar maandelijks via de telefoonrekening wordt afgelost, is de aflossing niet met btw belast. Dit wordt vaak over het hoofd gezien en dan wordt ten onrechte 21% btw op de gehele factuur verrekend.


Valkuil 5 - Kleine Ondernemersregeling

Als je gebruikmaakt van de Kleine Ondernemersregeling (KOR) hoef je op de verkoopfacturen die je verstuurd geen btw in rekening te brengen en je hoeft geen btw af te dragen. Daar staat tegenover dat je de btw (voorbelasting) die je hebt betaald bij je inkoopfacturen en bonnetjes niet terug kan vragen. Maar let op: bij inkopen uit het buitenland, waarbij geen btw op de factuur staat vermeld én de btw is verlegd naar jou, dien je toch een btw-aangifte te doen. En je moet de btw alsnog betalen. Voorbeelden hiervan zijn Facebook- en Google-facturen. Lees hier het volledige artikel over de Kleine Ondernemersregeling (KOR).


Heb jij nog meer valkuilen waar je zelf in bent gevallen en die je graag bij dit lijstje wil zien? Laat het ons dan weten!

Over de schrijver
Zoals als ik me kan herinneren, heb ik iets met cijfers gehad en vond ik het leuk om met geld om te gaan. Al op mijn 8ste huurde ik een plekje op braderie van Ter Aar om mijn zelfgemaakte oorbelletjes en andere sieraden te maken. Aan het einde van de dag kwam het leukste moment: geld tellen. Ik schreef keurig op wat ik verdiend had. Welke kosten daarvoor gemaakt waren en wat ik daaraan over gehouden had. In feite was ik een resultatenrekening aan het maken. In eerste instantie dacht ik dat iedereen op bezig was met de financiën, maar dat bleek in de praktijk niet te zijn. Ik ben in verschillende branches actief geweest, van de maakindustrie tot aan psychologisch advies en zelfs Keurmeester magazijnstellingen staat op mijn c.v. De rode draad in mijn carrière zijn altijd de cijfers en het contact met mensen geweest. Mijn laatste baan in loondienst was bij een groot accountantskantoor. Er kwam een nieuw beleid waardoor er nauwelijks tijd was om met de klanten in gesprek te gaan. De cijfers met de ondernemers verbinden door deze met hen door te nemen, zie ik juist als toegevoegde waarde en belangrijk. Wanneer je niet meer achter wat je moet doen kunt staan, is het tijd om te gaan. En dat is wat ik heb gedaan. In 2013 ben ik gestart met D-Ly met een paar klanten. Door te netwerken en zoveel mogelijk kennis te delen, werd de klantenkring steeds groter. In die tijd dacht ik ondernemers het beste te kunnen helpen door de boekhouding voor hen te doen. In die gedachte kwam verandering toen ik in aanraking met Moneybird kwam. Een boekhoudprogramma dat zich niet richt op de boekhouder/accountant maar op de ondernemer. Moneybird maakt het heel gemakkelijk om zelf de administratie bij te houden. Door zelf direct toegang te hebben tot de boekhouding is de ondernemer minder afhankelijk van een boekhouder. Verder helpt het zelf boekhouden bij het krijgen van inzicht in de cijfers. Iets waar steeds meer ondernemers behoefte aan hebben. Toevallig kwam de accountant die het adviseursprogramma voor Moneybird aan het opzetten was op mijn pad. Ik mocht meedoen aan de pilot en zo ben 1 van de eerste Moneybird Adviseurs geworden. Vanaf dat moment ben ik me volledig gaan richten op de samenwerking met de klanten in Moneybird Inmiddels zijn we weer een aantal jaren verder. D-Ly is de D-Ly Boekhoudacademie geworden. Naast de samenwerking met onze klanten in Moneybird, verzorgen we ook trainingen, waarbij 3 stappen te onderscheiden zijn. Het begint bij een up-to-date belasting-proof boekhouding, vervolgens de cijfers leren te begrijpen en de laatste stap is de cijfers in te kunnen zetten om jouw doelen te behalen. Een andere ontwikkeling is dat ik niet meer alleen werk. Ik ben erg blij en trots op de mensen met wie ik samen mag werken. Sinds begin 2022 hebben we het NOAB keurmerk verkregen. Hierdoor wordt ons netwerk en toegang tot nog meer kennis en kunde groter. Natuurlijk is niet alles in de afgelopen jaren van een leien dakje gegaan. Maar ook dat is ondernemerschap: voor problemen of tegenvallers oplossingen verzinnen.Ik voel me heel gelukkig in het ondernemerschap, wat het me gebracht heeft en hoe ik daarin voor anderen van betekenis mag zijn.
Reactie plaatsen