De bewaarplicht: ’Wie bewaart die heeft wat’
Dit spreekwoord ken je vast wel. Wat je misschien ook wel kent is dat het bewaren van spullen soms flink wat ruimte in beslag kan nemen. Dit is natuurlijk ook zakelijk zo, als een deel van de boekhouding nog op papier en in ordners zit.
Zoals ik weleens heb verteld kom ik uit een echte ondernemersfamilie. Een aantal jaren geleden is mijn vader gestopt met zijn bedrijven en zit het kantoor van D-Ly Boekhoudacademie in zijn oude pand. Het archief staat hier nog opgeslagen. Na afloop van ieder jaar gaan we weer aan de slag om het papier uit de ordners te halen die niet meer nodig zijn, want we scheiden natuurlijk wel netjes het afval. Het weggooien van een jaar geeft weer ruimte en dat is prettig.
Tijdens het opruimen besefte ik me dat dit systeem handig was, en dat waarschijnlijk lang niet alle ondernemers op de hoogte zijn van de wettelijke bewaarplicht. Althans, in brede zin dan. Waarschijnlijk weet jij wel dát je het moet bewaren, maar niet voor hoe lang en wat een handig systeem zou kunnen zijn. Daarom besloot ik op dat moment om een artikel te schrijven hierover.
Bewaarplicht in jaren
De wettelijke verplichting om je administratie te bewaren dus. Wist jij dit? Voor particulieren is de bewaarplicht 5 jaar, maar voor ondernemers is de bewaarplicht 7 jaar.
Lever je elektronische diensten, radio- en televisie omroepdiensten en telecommunicatiediensten? Dan is de bewaarplicht zelfs 10 jaar.
Ook als je onroerende goederen in zakelijk bezit hebt en hierover btw verrekend, is de bewaarplicht 10 jaar. Dit in verband met de btw-herzieningsperiode van 10 jaar.
Wat moet je bewaren?
Oke, je weet niet hoe lang je het moet bewaren, maar wát moet je dan bewaren? Het begrip administratie is erg breed en omvat zowel je boekhouding als je agenda, de correspondentie en e-mails, software en databestanden. Dit alles wordt door de belastingdienst tot de administratie gerekend. Het is dus een breder begrip dan alleen je boekhouding.
Hoe bewaar je je administratie?
Je kunt je boekhouding fysiek of digitaal bewaren. Bij fysiek bewaren is het het makkelijkste om 1 of meerdere ordners per jaar te hebben met alle stukken van dat jaar. Zo heb je relevante stukken op 1 plek en staat niet alles door elkaar. Heb je nog een papieren agenda, dan voeg je die ook daarbij.
Tegenwoordig wordt er ook veel digitaal bewaard. Eigenlijk kan dit op dezelfde manier als fysiek: maak verschillende mapjes met verschillende jaren, zodat je alles gemakkelijk terug kan vinden.
Maak je gebruik van opslag van gegevens in de cloud? Dan moet je ervoor zorgen dat deze gegevens toegankelijk blijven. Een voorbeeld van een cloudoplossing is Office 365. Cloudoplossingen werken vaak op abonnementsbasis. Zet je je abonnement stop, check dan eerst waar je opgeslagen gegevens blijven, zodat je deze niet kwijtraakt.
Vaak staan er op de laptop of computer ook gegevens die tot de administratie behoren. De belastingdienst ziet een gecrashte computer niet als een excuus om niet meer bij relevante bestanden/informatie te kunnen komen. Het is daarom belangrijk om een goed back-up systeem te hebben. Het prettigste werkt een systeem dat automatisch back-ups maakt, zodat je er zelf geen omkijken meer naar hebt.
Zelf werk ik met twee back-up systemen, 1 op kantoor en 1 thuis. Mocht er iets misgaan met 1 van de backups dan kan er altijd worden terug gevallen op de andere. Daarnaast werk ik ook met Office 365.
Administratie weggooien
Als de jaren verstreken zijn en je de administratie niet meer nodig hebt, dan geeft opruimen ook wel veel rust. De Belastingdienst kan er dan niet meer om vragen, dus kan je met een gerust hart deze administratie naar de prullenbak slepen (zowel digitaal als fysiek!). Door je administratie in jaren te bewaren hoef je niet heel je administratie uit te pluizen om te kijken wat je weg mag doen. Wel is het goed om altijd nog even (steekproefsgewijs) te checken of je het wel juist geordend hebt, zodat je niet per ongeluk het verkeerde weggooit.
Zo ga ik om met ‘wie bewaard die heeft wat’ en het geeft me rust om te weten dat het bewaren van mijn administratie goed geregeld is. Hoe heb jij je administratie geregeld?
