Wil jij aan het einde van het jaar meer winst overhouden? Dan kan je meer omzet draaien óf je kosten verlagen. Dat laatste is misschien niet een optie waar je snel aan zou denken… Maar of je nu een eenmanszaak, BV of andere bedrijfsvorm hebt: iedereen maakt kosten. Haast ongemerkt worden deze bedrijfskosten ieder jaar hoger. Sommige aankopen doe je misschien heel bewust en denk je goed over na, voor andere kosten ga je misschien wat makkelijker overstag. En dan heb je ook nog de automatisch doorlopende kosten, zoals abonnementen, omdat je in het verleden een aankoopbesluit hebt genomen. Wil jij weten hoe je je kosten kan verlagen? Lees dan verder!
Gezonde verhouding van kosten berekenen
Over het algemeen kan voor een dienstverlener een kostenpercentage van ca. 30% van de omzet als gezonde verhouding omzet-kosten aangehouden worden.
Wil je weten hoeveel jouw kostenpercentage is? Dat kun je makkelijk zelf controleren door naar de Resultatenrekening (ook wel Winst-en Verliesrekening genoemd) in je boekhoudpakket te gaan en daar de kosten te delen door de omzet en maal 100% te doen. Dus:
Kosten
----------- x 100%= jouw kostenpercentage
Omzet
Rekenvoorbeeld:
Stel dat jouw omzet € 50.000 is en je kostenpercentage 50% bedraagt. Dat betekent dat je 50% van jouw omzet aan kosten uitgeeft (= € 25.000). Je zal begrijpen dat dit behoorlijk hoog is.
De bedrijfskosten van jouw eenmanszaak naar beneden brengen
Wil je meer winst behalen door je kosten naar beneden te brengen? Dan is het handig om met percentages te werken. Want: jouw kostenpercentage is nu 50 en je wilt dit terugbrengen naar bijvoorbeeld 40% (= € 20.000). Dan weet je dus waar je naartoe wilt.
Het is niet realistisch om dit in één keer terugbrengen. Dat is niet haalbaar, dus gaan we het stap voor stap doen. Begin met bepalen wanneer jij je doel wilt behalen. Zo kun je per kwartaal het percentage bijvoorbeeld met 2 of 3 of zelfs 5% verlagen. Het mooiste is om binnen een jaar je besparingsdoel te bereiken, maar als de kosten zo hoog zijn, kan het zijn dat je wat langer voor nodig hebt. Het belangrijkste is dat je je er nu bewust dat de kosten te hoog zijn en dat je op je kosten gaat besparen.
Als je van 50% naar 40% kosten in een jaar wilt gaan, betekent dat je in het hele jaar 10% minder aan kosten moet hebben. Dus: dat je ieder kwartaal een paar procent minder overmaakt van je Ontvangstenrekening naar je Kostenrekening. Het schema ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:
huidig kwartaal 50%
1e kwartaal 47%
2e kwartaal 45%
3e kwartaal 43%
4e kwartaal 40%
Dit lijkt misschien ambitieus. Maar als je echt wilt, zeer kritisch kunt zijn en rigoureus wilt en kunt snijden in de kosten, dan is het haalbaar.
Plan van aanpak
Maar, hoe doe je dat dan? Het is even een klusje, maar het gaat je geld opleveren. Dus blok 2 uurtjes in je agenda en ga ervoor!
1. Inzichtelijk krijgen hoe je kosten verdeeld zijn
Dit overzicht krijg je door de kosten in drie groepen verdelen:
1. Kosten die noodzakelijk zijn om je bedrijf draaiende te houden;
2. Kosten die je moet maken, maar eventueel goedkoper kunnen;
3. Kosten die onnodig zijn en geen toegevoegde waarde hebben.
Open in je boekhoudpakket de Resultatenrekening (ook wel Winst- en verliesrekening) van vorig jaar en print de specificaties uit van alle kostenregels. Werk je in Moneybird en ben je een beetje handig met Excel, dan kan je per kostensoort een overzicht van de kosten als Excel document downloaden.
Je hebt nu per kostenregel alle betaalde bedragen onder elkaar staan.
Elke regel ga je nu een letter geven:
M Moeten
Deze kosten moet je maken om je bedrijf te laten draaien.
A Alternatief
Deze kosten heb je nodig maar kunnen zeker goedkoper (abonnementen - contractprijzen - representatiekosten - zakenlunches).
N Niet nodig
Dit zijn kosten die niet nodig zijn (impulsaankopen - zinloze abonnementen e.d.)
Zorg dat je kritisch bent, je wilt immers € 5.000 besparen! Maar let op: als het bij jou om kleinere bedragen gaat, kan het je uiteindelijk ook een hoop opleveren. Het is maar net welk doel jij voor ogen hebt!
Als je alle regels hebt voorzien van een letter, tel je alle bedragen per letter bij elkaar op.
2. Per letter bekijken wat je kunt doen om de kosten te stoppen of te verlagen.
Achter elke regel ga je noteren wat je hebt gedaan en wat je hebt bespaard, bijvoorbeeld:
- Beëindigd per 30-6 , besparing dit jaar € 300.
- Bedrag verlaagd naar Є 25 per 1-4, besparing dit jaar € 45.
- Als het een contract betreft: schrijf je bijvoorbeeld op: per 1-6 opnieuw contact opnemen
Je begint met de regels met de letter N.
Kijk wat dit voor kosten zijn;
> abonnement? opzeggen!
> eenmalige aankopen (in een opwelling wellicht)?
Wat voor kosten het ook zijn; zorg dat deze stoppen. Je hebt zelf bepaald dat ze onnodig zijn dus ze moeten stoppen!
Daarna komen de kosten met de letter A.
Ook deze kosten loop je stuk voor stuk door. Kijk wat voor abonnementen/contracten erbij zitten en of deze nog nodig zijn. Dit zijn vaak de boosdoeners: ze worden automatisch geïncasseerd en heb je vaak al jarenlang.
Bij ieder abonnement denk je: "ach het is maar € 30 per keer". Wees steeds kritisch, 12 x € 30 is toch weer € 360.
Heb je een abonnement écht nodig? Ga in overleg met je leverancier of er een mogelijkheid is om het abonnement (of contract) over te sluiten. Is dit er niet, zoek dan naar een alternatief.
Bedenk wel dat veel van deze regels niet meteen aangepast kunnen worden (je hebt bijvoorbeeld te maken met jaarafspraken). Blijf positief en houdt vol; je bent nu geld aan het besparen, dus sowieso héél goed bezig! Neem in ieder geval actie bij iedere regel en schrijf erbij op wat je hebt gedaan en hoeveel je hebt bespaard op jaarbasis.
Kijk nu ook naar de regels met de letter M.
Je hebt aangegeven dat deze kosten noodzakelijk zijn om je bedrijf draaiende te houden. Maar je hebt nu ervaring met kritisch kijken en kosten verlagen, dus kijk met deze "ervaren" blik nog eens naar deze regels. Kunnen de bedragen van deze regels echt niet omlaag? Vast wel! Neem er de tijd voor, want het levert je zoveel op!
3. Kostenbesparingen optellen
Als je alle regels hebt beoordeeld en per kostenregel hebt opgeschreven hoeveel je hebt bespaard, tel je alle kostenbesparingen bij elkaar op.
Als nu blijkt dat je bijvoorbeeld op dit moment voor het komende jaar € 2.500 hebt kunnen besparen, dan mag je jezelf een schouderklopje geven. Dit is al de helft! Top!
Je zat op 50% kosten en door deze besparingen zit je aan het eind van het jaar op 40%, een hele verbetering! Doordat je nu bewust al je kosten hebt bekeken, zal je merken dat je je volgende aankopen bewuster doet.
Je weet nu dat je nog meer kosten moet besparen en tel daarbij op dat je bankrekening jou ook informatie geeft. Conclusie: je bent op de goede weg!
Voordeel aan besparen op je kosten is dat ieder kwartaal het % voor de kosten daalt en dat met datzelfde percentage een ander doel stijgt, bijvoorbeeld je Bufferrekening. Hoe fijn is dat!
Slim verdelen
Dit artikel is geschreven voor ondernemers die het Slim Verdelen principe gebruiken, waarbij net als Profit First de geldstromen verdeeld worden over verschillende bankrekeningen. Maar ook voor ondernemers die hun geld niet verdelen over verschillende bankrekeningen is het stappenplan om kosten te besparen toe te passen. Wil je weten of Slim Verdelen iets voor jou is? Neem dan contact met ons op of lees het boek ‘Je financiën als ZZP’er de baas’.
