Dit zijn de factuurvereisten voor de Belastingdienst

Behalve facturen sturen, zul je waarschijnlijk ook goederen of diensten aankopen voor je onderneming en dus facturen ontvangen. Je kunt alleen niet zomaar kosten in je administratie opnemen, hier zitten bepaalde eisen aan vast. Het moet voor de belastingdienst namelijk duidelijk zijn dat het gaat om kosten die je gemaakt hebt voor je onderneming. Dat kan door te laten zien dat er een (contractuele band) bestaat tussen de leverancier en de ondernemer. Je kunt dit onder meer aantonen met een factuur of bon.

Wat moet er op een factuur staan?

Om dat voor de Belastingdienst aannemelijk te maken, moeten de volgende gegevens op een factuur vermeld staan (de factuurvereisten):

• de volledige bedrijfsnaam (juridische of handelsnaam) van zowel jou als je leverancier
• het vestigingsadres van de leverancier (postbusnummer is niet voldoende)
• jouw adres
• het btw-identificatienummer van de leverancier
• bij buitenlandse inkomende facturen ook jouw btw-identificatienummer
• het KVK-nummer van de leverancier
• de datum waarop de factuur is uitgereikt
• een factuurnummer
• als het om goederen gaat: wat voor goederen en de hoeveelheid (stuks, kilo’s etc.)
• als om diensten gaat: wat voor diensten zijn er geleverd en de omvang ervan
  (uur, dagdeel, cursus)
• de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
• het factuurbedrag, exclusief btw
• het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of dienst
• het btw bedrag

Dit gaat helaas niet altijd goed..

En dat is ook waarom ik deze informatie graag met je deel! De veelvoorkomende documenten die we tegenkomen in de administraties en niet voldoen aan de vereisten zijn voornamelijk:

• Pinbonnetjes waarop alleen een bedrag vermeld staat, maar geen btw of wat voor kosten zijn
• Orderbevestigingen
• Betaalbevestigingen
• Betaaloverzicht

Tip: betaaloverzichten komen vooral vaak voor bij Bol.com bestellingen. Veel ondernemers weten niet dat zij via bol.com bij de verkoper alsnog de btw-factuur kunnen opvragen, zodat dit juist in je administratie staat. Ik schreef er eerder een artikel over .

Uitzondering op de factuurvereisten

Er is een uitzondering als je aankopen doet van minder dan €100,- (inclusief btw). Hiervoor gelden namelijk verlaagde factuurvereisten. Dit houdt in dat op de bon alleen de factuurdatum, naam- en adresgegevens leverancier, wat er geleverd is en het btw-bedrag hoeft te staan. Je hoeft in dat geval alleen aannemelijk te maken dat je de afnemer bent.

Is jouw administratie in orde?

Ben jij benieuwd of de facturen in jouw administratie aan de vereisten voldoen? Of heb je n.a.v. dit artikel nog vragen? Neem dan contact met ons op!