Zo werkt btw en dit zijn de valkuilen

Hoe werkt btw nou eigenlijk?

Het einde van het kwartaal nadert en dat betekent dat het weer bijna tijd is voor de btw-aangifte. In de praktijk blijkt dat er nog wel eens wat misgaat bij het terugvragen van btw. Hierdoor wordt er btw teruggevraagd die niet teruggevraagd had mogen worden. Je wilt het natuurlijk goed doen en voorkomen dat je achteraf btw moet terugbetalen en eventueel zelfs een boete krijgt. Als ondernemer word je geacht de wet te kennen en het excuus “maar dat wist ik niet” wordt niet door de Belastingdienst geaccepteerd. In al die jaren dat D-Ly Boekhoudacademie bestaat, zijn wij al vele valkuilen tegenkomen. Om jou ervoor te helpen niet in zo’n valkuil te stappen schreven we dit artikel.

Korte uitleg over btw

Even terug naar de basis: wat is btw? Btw is de afkorting van Belasting Toegevoegde Waarde. Heb je er wel eens over nagedacht dat je als ondernemer waarde creëert? Dit klinkt mooi, niet waar? Je verleent een dienst of verkoopt een product tegen een bepaald bedrag. Over de gecreëerde, oftewel toegevoegde, waarde wordt de btw geheven. De klant betaalt de door jou vastgestelde waarde plus de btw. 

Om je dienst te kunnen verlenen, dan wel je product te kunnen verkopen, maak je kosten. Wanneer je btw-plichtig bent, mag je de btw die je over je kosten betaald hebt, verrekenen met de af te dragen btw. Dit zie je terug in je btw-aangifte onder de noemer “voorbelasting”.

Voorwaarden om de btw als voorbelasting te mogen terugvragen:

• De factuur voldoet aan de wettelijke factuurvereisten
• De kosten moeten gemaakt zijn in het kader van btw-belaste activiteiten
• De goederen of diensten waarvoor de ondernemer een btw-factuur ontvangen heeft, zijn ook daadwerkelijk aan de ondernemer geleverd
• Het moet gaan om in rekening gebrachte Nederlandse btw

Valkuilen

Dit klinkt heel simpel en duidelijk, maar toch zijn er een aantal valkuilen.

Valkuil 1 – Er wordt niet voldaan aan de factuurvereisten

Je mag niet zomaar btw aftrekken van de kosten die je vindt dat je voor je onderneming hebt gemaakt. In je boekhouding laat je zien (bewijs je) dat er kosten gemaakt zijn en btw betaald is door het inboeken van een factuur of bon op naam van je onderneming. Voor aankopen van meer dan € 100 inclusief btw moet de factuur voldoen aan bepaalde eisen. Ik schreef er een artikel over.

Omdat deze documenten niet voldoen aan de factuurvereisten en dus geen factuur zijn, mag de btw niet afgetrokken worden. Het loont dus om goed op te letten wat je ontvangt van leveranciers en wat je verwerkt in je boekhouding. 

Valkuil 2 - Niet aftrekbare btw

De eerste valkuil heb je vermeden en je hebt een factuur die voldoet aan de factuurvereisten, maar dan nog is het mogelijk dat de btw niet (volledig) aftrekbaar is. Denk hierbij aan:

• Eten en drinken bij een horecagelegenheid of door een cateraar verzorgd op een speciaal daarvoor ingerichte ruimte. 
• Relatiegeschenken wanneer deze geschonken worden aan particulieren of niet btw- ondernemers met een waarde van € 227,- of meer excl. btw. Relatiegeschenken aan btw-ondernemers zijn wel (deels) aftrekbaar, lees het in dit artikel.
• Niet-betaalde facturen: wanneer je een ontvangen factuur niet betaalt (en niet zal betalen) heb je de btw ook niet voldaan. 

Valkuil 3 - Assurantiebelasting bij verzekeringen

Vaak wordt de assurantiebelasting aangezien voor btw, omdat deze ook 21% is en vaak apart vermeld staan op een factuur. Maar assurantiebelasting is geen btw en daarom niet als btw aftrekbaar. 

Valkuil 4 - Telefoonabonnement

Vrijwel iedereen heeft een mobiel telefoonabonnement. De één koopt het toestel los, de ander lost het iedere maand samen met de telefoonrekening af. Wanneer een telefoon niet in 1 keer betaald wordt, maar maandelijks via de telefoonrekening wordt afgelost, is de aflossing niet met btw belast. Dit wordt vaak over het hoofd gezien en dan wordt ten onrechte 21% btw op de gehele factuur verrekend.

Valkuil 5 - Kleine Ondernemersregeling

Als je gebruikmaakt van de Kleine Ondernemersregeling (KOR) hoef je op de verkoopfacturen die je verstuurd geen btw in rekening te brengen en je hoeft geen btw af te dragen. Daar staat tegenover dat je de btw (voorbelasting) die je hebt betaald bij je inkoopfacturen en bonnetjes niet terug kan vragen. Maar let op: bij inkopen uit het buitenland, waarbij geen btw op de factuur staat vermeld én de btw is verlegd naar jou, dien je toch een btw-aangifte te doen. En je moet de btw alsnog betalen. Voorbeelden hiervan zijn Facebook- en Google-facturen. Lees hier het volledige artikel over de Kleine Ondernemersregeling (KOR). 

Heb jij nog meer valkuilen waar je zelf in bent gevallen en die je graag bij dit lijstje wil zien? Laat het ons dan weten!