Je uren goed bijhouden voor het urencriterium

Het urencriterium: waar blijft de tijd…

Waarom je je uren goed moet bijhouden 

Je uren bijhouden… waarom zou je dat doen? Voor een aantal fiscale ondernemersfaciliteiten (zoals zelfstandigenaftrek, startersaftrek, etc) stelt de Belastingdienst als voorwaarde dat je voldoet aan het urencriterium . Je uren goed bijhouden is dus heel belangrijk en kan je op termijn veel geld besparen. Toch heb ik gemerkt dat veel ondernemers vaak niet direct inzage kunnen geven in hun tijdsbesteding. Houd jij je hier ook niet zo mee bezig? Lees dan dit artikel, want het kan je een hoop gedoe besparen en uiteindelijk veel voordelen opleveren. 

In dit artikel leg ik je uit wat het urencriterium is, voor welke regelingen hieraan voldaan moet worden en hoe jij dit zelf kunt doen. Als bonus licht ik toe welke maatregelen je kunt nemen om te voorkomen dat de Belastingdienst niet akkoord gaat met je urenregistratie.

We beginnen bij het begin.

Wat is het urencriterium?

Het urencriterium bestaat uit 2 delen:

• Het minimaal aantal uren dat je aan je onderneming in een kalenderjaar moet besteden is vastgesteld op  1.225 uur . Dan kom je in aanmerking voor de ondernemersfaciliteiten van de inkomstenbelasting. 
• Verricht je naast je onderneming ook andere werkzaamheden, bijvoorbeeld in loondienst, dan dien je meer tijd aan je onderneming te besteden dan de gewerkte uren in dienstverband. Met andere woorden: meer dan de helft van de totaal gewerkte uren in een jaar moet voor je bedrijf zijn geweest. De uitzondering op deze voorwaarde is wanneer je in 1 van de 5 voorafgaande jaren  geen  ondernemer was.

Urencriterium als starter

“Ik ben later in het jaar gestart met mijn onderneming, is het urencriterium dan ook naar verhouding toepasbaar?” is de vraag die ik vaak van startende ondernemers krijg. Het antwoord hierop is: nee. Het gaat echt om het aantal uren in een kalenderjaar. 

Voor welke ondernemersfaciliteiten moet je voldoen aan het urencriterium?

• De zelfstandigenaftrek
• De startersaftrek 
• De meewerkaftrek
• De oudedagsreserve
• De speur– en ontwikkelingsaftrek

Met name de zelfstandigenaftrek is een belangrijke aftrekpost voor zzp’ers. Deze aftrek is fors, namelijk € 6.670 voor 2021. en € 5.030,- voor 2023. Het al dan niet voldoen aan het urencriterium heeft dus een grote invloed op het te betalen bedrag aan inkomstenbelasting. Daarom is het belangrijk dat je bij twijfel kunt aantonen dat je het opgegeven aantal uren aan je onderneming hebt gewerkt.

Ervaring heeft geleerd dat twijfel over het voldoen aan het urencriterium met name bestaat wanneer je bedrijfsresultaat laag is én wanneer er naast de onderneming ook in loondienst wordt gewerkt. 

Hoe kan je je gewerkte uren aan je onderneming bijhouden en onderbouwen?

Dit kan eenvoudig door het bijhouden van een urenstaat. Houdt je gewerkte uren bij voorkeur dagelijks bij, zodat je niet achteraf je uren hoeft te reconstrueren, dan wel te schatten. Daarnaast is het goed om precies bij te houden waaraan je hebt gewerkt en zo min mogelijk met stelposten te werken. Stelposten zijn posten als ‘elke dag 1 uur e-mail, social media’ etc. In de praktijk zal het namelijk per dag variëren hoeveel tijd je aan deze werkzaamheden besteedt, en het is zonde als je ergens meer aan hebt gewerkt en deze uren uiteindelijk niet mee neemt. 

Je kan je tijdsbesteding handmatig bijhouden in een spreadsheet in combinatie met je agenda. Een handig en overzichtelijk urenregistratie-Excel-sjablonen vind je hier.
Helemaal makkelijk is het als je je tijd bij kunt houden in je boekhoudsoftware, zoals in Moneybird  , dan heb je alles bij elkaar. 

Let erop dat je in je tijdsregistratie minimaal de volgende zaken vermeldt:

• de datum waarop is gewerkt
• de gewerkte tijd
• de werkzaamheden met ruimte voor een korte omschrijving
• de opdrachtgever
• verdeling in uren die gefactureerd worden en indirecte uren, zoals administratie, studie, acquisitie etc.

Welke manier van uren bijhouden het beste bij jou en je manier van werken past, heb je zelf te ontdekken. En… vergeet niet de tijd die je hieraan besteedt goed bij te houden!